L'ONG INTERSOS recherche un(e) Responsable Logistique et Approvisionnement
Supérieur hiérarchique: Coordinateur Logistique et Approvisionnement
Type de contrat: CDD
Disponibilité: Immédiate
Missions et responsabilités
Objectif général
Planifier, coordonner et superviser l'ensemble des opérations logistiques du projet ou de la capitale, et apporter un soutien aux activités, conformément aux protocoles et standards d'Intersos, afin de garantir le bon déroulement des activités logistiques.
Le titulaire du poste est chargé de la planification, de la mise en œuvre, du suivi et de la gestion corrects des activités et des sections de la chaîne d'approvisionnement (traitement des commandes, approvisionnement, entreposage, transport et douanes), conformément aux protocoles, normes et procédures d'Intersos, afin de contribuer à la bonne exécution de la mission.
En l'absence du Coordinateur Logistique et Approvisionnement (LSC), le Responsable Logistique et Approvisionnement (CLM) assume provisoirement certaines des responsabilités et tâches du LSC, avec un accent particulier sur les missions de coordination.
Tâches spécifiques
Coordination et soutien
• Appuyer le LSC dans la définition et le suivi des activités logistiques dans les projets ou les immobilisations, afin d'identifier et de répondre aux besoins des populations ciblées;
• Servir de référence technique pour toutes les questions logistiques et techniques dans les projets et assurer l'encadrement du personnel logistique placé sous sa responsabilité;
• Contribuer à l'élaboration des rapports mensuels conformément aux directives en vigueur;
• Assurer et superviser la mise en œuvre des activités logistiques et techniques dans le projet ou l'immobilisation, y compris:
- Logistique: construction, transport de marchandises et de personnel, communications, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipements, installations et infrastructures, installation et entretien d'espaces de bureaux fonctionnels et de logements pour le personnel international, conditions de vie adéquates;
- Eau, Hygiène et Assainissement (WHS): mise en œuvre des activités dans ces domaines;
• Participer activement à la définition et au suivi de la planification et des budgets annuels du projet et du plan de préparation aux situations d'urgence, en définissant les stratégies et en conseillant le Coordinateur Logistique dans la traduction des besoins identifiés en objectifs, priorités et ressources nécessaires à l'intervention;
• Gérer les sections d'approvisionnement au niveau de la coordination: traitement des commandes, approvisionnement, entrepôt (logistique et médical), planification du transport et activités douanières, en coordination avec le Coordinateur Logistique Pays et les Responsables Logistique de Base. Coordonner les lignes de communication et les liens fonctionnels entre les départements de l'approvisionnement, des finances et de la médecine;
• En collaboration avec le Coordinateur Logistique, définir les activités de gestion de l'entrepôt et des stocks et planifier le budget annuel afin d'identifier et d'optimiser la réponse aux besoins de la mission et des populations ciblées.
Gestion de l'information logistique
• Veiller à ce que les données saisies dans le logiciel Intersos Logistics par les Responsables Logistique de Terrain (Intersos Management Platform - IMP) soient correctement utilisées et exactes. Assurer la formation du personnel de la mission si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel Intersos Logistics dans les missions;
• S'assurer que les données déclarées dans le système de gestion des stocks (SGI) d'Intersos sont correctement utilisées et exactes.
Gestion de la chaîne d'approvisionnement et de l'approvisionnement
• Définir, superviser, évaluer et assurer la mise en œuvre des stratégies et activités globales d'approvisionnement de la mission, en apportant les ajustements nécessaires, conformément aux normes, protocoles et procédures d'Intersos. Cela inclut de garantir:
- le respect des politiques et procédures d'achat d'Intersos et des bailleurs de fonds;
- l'établissement du plan d'approvisionnement en ligne pour le système de gestion intégré;
- le bon déroulement de la gestion des approvisionnements dans IMP (gestion des demandes d'achats) et le respect des procédures d'approvisionnement en vigueur;
• Stabiliser les activités d'approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et d'urgence des projets et effectuer régulièrement des visites de terrain pour offrir un soutien continu aux acteurs directs et indirects de l'approvisionnement;
• Valider l'utilisation des tiers liés à l'approvisionnement (fournisseurs, entreprises de transport, transitaires, etc.) proposés par les Assistants Approvisionnement, ainsi que les référents techniques si nécessaire;
• Rédiger les documents d'appel d'offres en coordination avec le Coordinateur Logistique;
• Tenir à jour la liste des fournisseurs pré-qualifiés par pays ou par base d'Intersos;
• Appliquer les SOP 37, SOP 38 et SOP 39;
• Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes des sections d'approvisionnement et définir leur niveau de priorité. Mettre en place les outils et procédures adéquats;
• Planifier et collaborer avec le Bureau de l'approvisionnement mondial sur les processus d'approvisionnement international. Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs en coordination avec les coordonnateurs régionaux des finances et l'OSG;
• Superviser les activités de gestion de l'entrepôt et des stocks, assurer le suivi des stocks médicaux et logistiques, veiller au respect des normes, protocoles et procédures d'Intersos, et rendre compte au responsable hiérarchique de l'évolution des programmes en cours. Cela inclut:
- s'assurer que tous les équipements et locaux sont adaptés au bon stockage des marchandises dans le respect des exigences du client et des bonnes pratiques de distribution;
- assurer la bonne gestion physique et administrative des produits à l'intérieur de l'entrepôt en collaboration avec les propriétaires de stocks (SOP, gestion des flux, outils d'entreposage, inventaires) et garantir l'application des SOP dans la gestion de la pharmacie;
- assurer la sûreté et la sécurité des biens et des personnes à l'intérieur et à l'extérieur des locaux sous sa responsabilité;
• Analyser les données mensuelles et trimestrielles de l'entrepôt, identifier les problèmes et proposer des solutions aux responsables hiérarchiques, aux propriétaires de stocks et aux pharmaciens;
• Superviser la vérification régulière de l'inventaire tous les trimestres.
Gestion des transports
• S'assurer que le modèle de gestion de flotte Intersos, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d'identité de la marque sont appliqués dans toutes les bases – la flotte est vérifiée et entretenue régulièrement, les véhicules sont assurés et les taxes sont payées;
• Assurer le suivi de la surveillance adéquate de la consommation de carburant et de l'utilisation du carnet de bord du véhicule, du carnet d'entretien, du carnet d'huile et d'autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique sur le terrain. S'assurer que la documentation appropriée des véhicules (location, assurance, inspection mécanique, etc.) est correctement gérée par le personnel logistique;
• Soutenir les différentes bases en apportant des solutions pour la circulation des marchandises au sein de la mission.
Gestion des installations et des communications
• Soutenir le Responsable Logistique de Terrain dans l'installation et l'entretien d'espaces de bureaux fonctionnels et d'installations d'hébergement dans des conditions de vie adéquates et conformément aux normes minimales et au manuel d'identité de marque d'Intersos. S'assurer de l'application des mesures de sûreté et de sécurité définies et effectuer des visites d'inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations;
• Aider le Bureau de la logistique de la base à s'assurer que les installations disposent d'une infrastructure et d'un équipement informatiques et de communication appropriés pour soutenir les plateformes logicielles Intersos et qu'elles sont conformes aux politiques et procédures – permettant une communication permanente entre les immobilisations, les projets, les bases et le siège et une gestion adéquate des bases. Garantir que tout le personnel de la mission a reçu une formation adéquate sur l'utilisation de l'équipement de communication disponible (téléphones satellites, radios HF/VHF, ordinateurs, etc.).
Gestion d'actifs
• Soutenir l'achat, l'utilisation et la maintenance des actifs informatiques, des équipements de bureau et de projet et des outils de communication, tout en veillant à ce que tous les actifs de base enregistrés dans IMP soient documentés, délivrés avec des numéros d'actifs Intersos uniques, étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs;
• Soutenir le CLSC sur la liste des actifs à la fin du projet et superviser le roulement des actifs selon la destination définie avec le département des programmes;
• Superviser la vérification régulière des immobilisations tous les trimestres.
Gestion des ressources humaines
• Participer à la planification et à la mise en œuvre, en collaboration avec le Coordinateur Logistique, le Chef de Projet et le Coordinateur des RH, des processus associés aux ressources humaines (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, détection du potentiel, développement et communication) du personnel logistique du projet ou de la capitale, afin d'assurer à la fois le dimensionnement et la quantité de connaissances nécessaires pour effectuer correctement toutes les activités logistiques;
• Évaluer la charge de travail et la performance du personnel d'approvisionnement et d'entrepôt en proposant un redimensionnement si nécessaire.
Sécurité appliquée
• Définir et suivre les aspects techniques de la politique de réduction des risques du projet: transport, communication, protection, identification et préparation des aspects techniques de la politique et des lignes directrices de sécurité, du plan d'évacuation et du plan de contingence, suivi quotidien de l'application des règles de sécurité et signalement au CLSC et au Chef de Mission (HoM) de tout problème pouvant survenir. À cette fin, le Responsable Logistique et Approvisionnement doit créer un environnement approprié pour faciliter l'échange sécurisé d'informations.
Généralités
• Effectuer toute autre tâche, spécifique à son domaine de spécialité, selon le supérieur hiérarchique;
• En l'absence du Coordinateur Logistique et Approvisionnement, assumer temporairement certaines tâches pour combler le vide.
Exigences du poste
Formation
• Diplôme universitaire technique, de préférence BAC+5 en Logistique.
Expérience
• Expérience professionnelle essentielle d'au moins trois ans dans des activités liées à la logistique;
• Expérience souhaitable au sein des services logistiques d'ONG.
Langues
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et parlé).
Compétences et attitudes
• Compétences en matière de planification et d'organisation et capacité à respecter les délais;
• Sens de l'initiative et du service;
• Leadership, gestion et développement des personnes;
• Compétences en matière de planification et d'organisation;
• Aptitudes pour le travail d'équipe et la communication;
• Compétences en négociation et en réseautage;
• Intégrité et transparence élevées;
• Engagement envers les principes d'Intersos;
• Connaissances essentielles en informatique (Word, Excel et Internet).
Modalités de candidature
Envoyez votre CV et votre lettre de Motivation au format PDF via le lien suivant: https://forms.gle/Ag3hfA4KnL5WzzVP9.
Postulez dès maintenant!
Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour le test écrit.