Le Cabinet Okalla Ahanda et Associés recrute un(e) Secrétaire de Direction en Pharmacie
Vos missions et responsabilités
Administration et accueil
• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs;
• Filtrer et transmettre les appels téléphoniques;
• Saisir, mettre en forme et classer les documents administratifs;
• Assurer le classement physique et numérique des dossiers;
• Gérer les rendez-vous et les réunions de la direction;
• Assurer le suivi administratif des dossiers.
Gestion du courrier et des e-mails
• Consulter quotidiennement la messagerie professionnelle;
• Traiter les demandes reçues;
• Préparer les réponses et les factures proforma;
• Rédiger les courriers administratifs;
• Assurer le suivi et l'archivage des courriers et e-mails.
Suivi des commandes et des assurances
• Assurer le suivi administratif des commandes;
• Confirmer les paiements fournisseurs par e-mail;
• Assurer le suivi des échanges jusqu'à la clôture des dossiers;
• Préparer les documents pour les dépôts d'assurances;
• Assurer le suivi des dossiers pris.
Organisation interne et planning
• Préparer les documents pour les réunions;
• Diffuser les notes validées par la direction;
• Préparer les projets de planning et les soumettre au pharmacien titulaire;
• Archiver les versions validées.
Veille réglementaire et discipline
• Veiller au respect du règlement intérieur;
• Assurer le suivi des manquements à la direction.
Mise à jour et confidentialité
• Mettre à jour un tableau de bord mensuel des activités;
• Respecter strictement la confidentialité des informations;
• Faire preuve de discrétion et de loyauté.
Profil recherché
• Bac+2/5 (BTS, DUT, Licence ou Finance); le Baccalauréat G2 est un atout;
• 2 ans d'expérience minimum dans un poste similaire.
Objectif général
Assurer le secrétariat de la direction, garantir une gestion administrative efficace, faciliter la circulation des informations, assurer le suivi des dossiers administratifs et commerciaux, veiller au respect des procédures internes et contribuer au bon fonctionnement de l'officine.
Dossier de candidature
• Lettre de motivation;
• Photo 4x4;
• CV;
• Prétentions salariales;
• Copies des diplômes et attestations de formation;
• Attestations d'emploi.
Candidature
Envoyez votre dossier à recrutements@okallaahanda.com.
Date limite: 15 SEPTEMBRE 2026 À 18H00.